Institui normas e rotinas específicas para a transferência, por meio da Internet, de textos de documentos a serem publicados no Diário Oficial do Estado.

O SECRETÁRIO DE GOVERNO, no uso de suas atribuições, e com fundamento no art. 3º, do Decreto nº 8.141, de 04 de fevereiro de 2002, resolve expedir a seguinte INSTRUÇÃO NORMATIVA:

1 - A presente Instrução estabelece normas e rotinas quanto aos procedimentos a serem adotados na elaboração de quaisquer expedientes a serem remetidos para publicação no Diário Oficial do Estado - D.O.E., com vistas à padronização e redução de custos de publicação, bem assim à segurança do conteúdo dos respectivos textos.

1.1 - O disposto nesta Instrução aplica-se a todos os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual.

2 - Todos os expedientes, para publicação no D.O.E., devem ser transmitidos à Secretaria de Governo - SEGOV ou à Empresa Gráfica da Bahia - EGBA, por meio da Internet, conforme as regras estabelecidas nos Capítulos II e III desta Instrução, respectivamente.

3 - Compete a cada órgão ou entidade, integrante da estrutura das Secretarias de Estado, a elaboração dos decretos simples e numerados e projetos de lei pertinentes à sua área de atuação, bem assim sua transmissão à SEGOV, por meio eletrônico, para publicação no D.O.E., de acordo com o padrão e procedimentos estabelecidos neste Capítulo, e observando-se os modelos constantes dos Anexos I a IV desta Instrução.

3.1 - Decreto Simples:

a) formatação básica do Word, para todo o texto do Decreto, devendo ser utilizada a opção de formatação do Microsoft Word - item parágrafo;

b) tamanho do papel: personalizado, nas medidas 21,5 x 31,5 cm, com timbre do Estado;

c) orientação do papel: retrato - portrait;

d) margens: superior - 6,0 cm;
inferior - 1,5 cm;
esquerda - 3,0 cm;
direita - 2,0 cm;

e) tipo de fonte: Times New Roman, tamanho 12;

f) alinhamento do texto: justificado;

g) paginação: controle de linhas órfãs/viúvas, não permitindo a quebra de linha isolada;

h) parágrafo normal: espaçamento entre parágrafos - 12 (doze) pontos ou 1 (um) espaço simples, inclusive nos considerandos, na ementa e no encerramento;

i) espaçamento entre as linhas: simples.

3.1.1 - A especificação da padronização por campo do Decreto Simples deve obedecer às seguintes regras:

a) a primeira parte do preâmbulo, denominação do cargo, deve ser digitada em letra maiúscula e em negrito, com o recuo de 2,5 cm da margem esquerda, sendo a segunda parte digitada em letras normais;

b) nos casos de ausência ou impedimento do Governador, deve-se acrescentar, antes do cargo - Governador, o cargo do seu substituto, seguido da expressão NO EXERCÍCIO DO CARGO DE GOVERNADOR DO ESTADO DA BAHIA;

c) a ação deve ser digitada centralizada, com espaçamento simples entre as letras, em letra maiúscula e negrito, precedida e seguida de 1 (um) espaço simples ou 12 (doze) pontos, na opção de formatação - Parágrafo, do Microsoft Word;

d) o texto do decreto deve ser iniciado com letra minúscula;

e) nos decretos de nomeação, exoneração e demissão, o nome do interessado, observada a correta grafia, deve ser digitado em letra maiúscula e negrito, a nomenclatura do cargo, respectivo símbolo, nome da unidade de lotação e da Secretaria de origem, com as letras iniciais maiúsculas;

f) o fechamento do decreto deve ser iniciado após 1 (um) espaço simples do parágrafo anterior, com a primeira parte em letra maiúscula e a segunda em letras minúsculas;

g) a aposição do nome do Governador deve ser precedida de 2 (dois) espaços simples ou 24 (vinte e quatro) pontos, em letra maiúscula, negrito, itálico e centralizada, bem assim, logo abaixo, o nome do cargo, também em itálico, negrito e centralizado, com a inicial maiúscula, sendo o mesmo procedimento quando ausente ou impedido o Governador.

3.2 - Decreto Numerado e Projeto de Lei:

a) para todo o texto do Decreto ou Projeto de Lei, deve-se utilizar a formatação básica do Word: padrão de formatação - opção Formatar - item Parágrafo, do Microsoft Word;

b) tamanho do papel: personalizado, nas medidas 21,5 x 31,5 cm, com timbre do Estado;

c) orientação do papel: retrato - portrait;

d) margens: superior - 6,0 cm;
inferior - 1,5 cm;
esquerda - 3,0 cm;
direita - 2,0 cm;

e) tipo de fonte: Times New Roman, tamanho 12;

f) alinhamento do texto: justificado;

g) paginação: controle de linhas órfãs/viúvas, não permitindo a quebra de linha isolada;

h) parágrafo normal: espaçamento entre parágrafos - 12 (doze) pontos ou 1 (um) espaço simples, exceto nos considerandos, por ser continuação do enunciado, quando deve-se adotar o espaçamento de 12 (doze) pontos ou espaçamento simples, após a ementa e o encerramento;

i) espaçamento entre as linhas: simples.

3.2.1 - A especificação da padronização por campo do Decreto Numerado e Projeto de Lei deve obedecer às seguintes regras:

a) epígrafe, contém a natureza do ato legal, seu número e data - deve ser digitada em fonte maiúscula, tamanho 14, negrito e com o recuo de 2,5 cm da margem esquerda;

b) ementa, sumário do ato, podendo tratar-se de diversos assuntos, quando deverá sintetizar o primeiro deles ou o mais importante, seguido do termo "e dá outras providencias" - deve ser digitada em letra minúscula, negrito, fonte tamanho 12 e com o recuo de 4,5 cm da margem esquerda, precedida de 1 (um) espaço simples e seguida de 1 (um) espaços simples ou 12 (doze) pontos;

c) preâmbulo, representado por fórmulas convencionais de introdução - a primeira parte do preâmbulo deve ser digitada em letra maiúscula, negrito e com o recuo de 2,5 cm da margem esquerda, sendo a segunda parte digitada em letras normais;

d) nos casos de ausências ou impedimento do Governador, deve ser acrescentado, antes do cargo - Governador, o cargo do substituto seguido da expressão NO EXERCÍCIO DO CARGO DE GOVERNADOR DO ESTADO DA BAHIA;

e) ação, comando do ato normativo - deve ser digitada centralizada no texto, em letra maiúscula e negrito, com espaçamento simples entre as letras, precedida e seguida de 1 (um) espaço simples ou 12 (doze) pontos, na opção de formatação - Parágrafo, do Microsoft Word;

f) texto, parte essencial do ato normativo, disposto em artigos, que podem ser desdobrados em parágrafos ou em incisos, e estes em alíneas - a expressão composta pelo nome Artigo ou Parágrafo, seguida do número e separada do texto por hífen, deve ser digitada em negrito, com a primeira letra maiúscula, tamanho da fonte 12, com o recuo de 2,5 cm na primeira linha e separada do conteúdo do texto por hífen, o qual deve ser digitado em com a primeira letra maiúscula, tamanho da fonte 12;

g) quando o nome artigo e parágrafo não inicia a oração, estando inserido como referência, devem ser substituídos pelas formas abreviadas "art." e "§" respectivamente;

h) a expressão Parágrafo único, quando no início da oração, deve ser utilizada em negrito, com a letra inicial maiúscula, e com o recuo de 2,5 cm da margem esquerda na 1ª linha;

i) os símbolos de parágrafo e de número ordinal são obtidos na opção Inserir > Símbolo > Texto Normal, sendo que o termo Parágrafo - encontra-se na 12ª coluna, da direita para a esquerda, e na 4ª linha, de cima para baixo, e a representação do número ordinal - encontra-se na 3ª coluna, da direita para a esquerda, e na 4ª linha, de cima para baixo;

j) a numeração dos artigos e parágrafos até o 9º deve obedecer uma seqüência ordinal e a partir deste uma seqüência cardinal;

l) inciso, subdivisão de artigos ou parágrafos - deve ser indicado em algarismo romano e separado do texto por hífen, letra inicial maiúscula e com o recuo de 4,5 cm da margem esquerda na 1ª linha;

m) alínea, subdivisão de artigos ou parágrafos - deve ser indicada em ordem alfabética, letra minúscula, acompanhada de parêntese e com o recuo de 5,5 cm da margem esquerda na 1ª linha;

n) citação, reprodução de parte de um texto - deve ser digitada entre aspas ("...") e com o recuo de 4,5 cm da margem esquerda;

o) título e capítulo - devem ser digitados centralizados, em negrito e com letras maiúsculas;

p) seção - deve ser digitada centralizada, em negrito e com letras maiúsculas;

q) subseção - deve ser digitada centralizada, em negrito e com a letra inicial maiúscula;

r) fecho, constituído de forma convencional - deve ser iniciado após 2 (dois) espaços do parágrafo anterior, com a primeira parte em letra maiúscula e a segunda parte em letras minúsculas;

s) os decretos numerados e as leis, estas para sanção, serão assinados pelo Chefe do Poder Executivo e referendados pelos Secretários de Estado, aos quais o assunto seja pertinente;

t) primeira assinatura - o nome do Governador deve ser digitado centralizado, em letra maiúscula, negrito e itálico, fonte tamanho 12 e, logo abaixo, a identificação do cargo, centralizada em relação ao nome, também em itálico e negrito, com a inicial maiúscula, precedido e seguido de 2 (dois) espaços, sendo o mesmo procedimento em caso de substituição do Governador;

u) segunda assinatura - o nome da autoridade deve ser digitado centralizado, fonte tamanho 12, padrão normal, com as iniciais maiúsculas e, logo abaixo, a identificação do cargo, centralizada em relação ao nome, obedecendo o mesmo padrão, sendo que, no caso de haver mais de 3 (três) assinaturas, utilizar tabela de 2 (duas) colunas, centralizando alguma, caso necessário;

v) anexo - para facilitar a publicação no D.O.E., sendo o anexo constituído de tabela (tamanho pequeno e médio) - deve ser utilizada a orientação retrato - portrait, centralizada e não pode exceder a largura de 12 cm da página, sendo que, no caso de tabela (tamanho grande), deve-se utilizar a orientação paisagem - landscape, centralizada e não pode exceder a largura de 26 cm da página; utilizar o tipo fonte - Times New Roman, tamanho 12 (mínimo) para o título e 8 (mínimo) para o corpo do texto, devendo-se evitar a utilização de mesclagem e sombreamento nas tabelas;

x) os anexos constituídos de figura, gráfico e demais arquivos de imagens, devem estar no padrão JPEG (.jpg), PDF (.pdf), EPS (.eps) ou TIF (.tif) e devem medir no máximo 12 cm, para uma coluna, ou 26 cm, para duas colunas, de largura, com altura inferior a 30 cm.

4 - A transferência eletrônica dos arquivos deve ser realizada por um programa padronizado, mediante identificação e uma senha particular de acesso fornecida pela SEGOV.

5 - Os órgãos e entidades, emissores dos decretos simples e numerados e projetos de leis, devem encaminhá-los à SEGOV, conforme o item 3 desta Instrução, até as 18 (dezoito) horas do dia útil anterior ao da publicação, com vistas à necessária revisão e elaboração da listagem geral destes atos, para efeito de sua transmissão à EGBA até às 20 (vinte) horas, conforme o disposto no item 19 desta Instrução.

5.1 - Os decretos simples e numerados e projetos de leis recebidos após o horário estabelecido neste item não serão publicados na edição seguinte do D.O.E., salvo autorização expressa do Secretário de Governo.

6 - Caberá à SEGOV orientar os usuários das demais Secretarias e encaminhar os expedientes, referidos neste Capítulo, à EGBA, para publicação no D.O.E.

7 - Compete a cada órgão ou entidade, integrante da estrutura das Secretarias de Estado, a elaboração dos expedientes pertinentes à sua área de atuação, exclusive os decretos e projetos de lei, que devem obedecer às regras do Capítulo anterior, bem assim sua transmissão à EGBA, por meio eletrônico, para publicação no D.O.E., de acordo com o padrão e procedimentos estabelecidos neste Capítulo.

8 - Para a transmissão dos expedientes, tratados neste Capítulo, através da Internet, a serem publicados no D.O.E., é necessário o cadastramento prévio e formal do órgão ou entidade emissor, perante a EGBA, obedecido o seguinte procedimento:

8.1 - O órgão ou entidade emissor deverá encaminhar ofício à Diretoria Geral da EGBA, contendo:

a) nome, endereço completo, e-mail, telefone e fax do órgão ou entidade e subordinação completa;

b) nome(s) do(s) servidor(es) responsável(veis) pela transmissão dos expedientes, constando o respectivo setor, cargo, telefone para contato, e-mail, cadastro e CPF/MF.

8.2 - O(s) servidor(es) designado(s) para proceder à transmissão dos expedientes receberá(ão) um login pessoal, composto da identificação do usuário e senha particular de acesso, pela qual ficará responsável, e que deverá ser utilizada exclusivamente para a transferência dos expedientes do órgão ou entidade previamente cadastrado, em conformidade com este item.

8.3 - Os órgãos ou entidades que já vêm transferindo eletronicamente seus respectivos expedientes também deverão fazer o cadastramento, conforme a disposição deste item.

9 - A transferência eletrônica dos arquivos, contendo os expedientes, deve ser realizada com a utilização de um programa padronizado, orientações e configurações fornecidas pela EGBA, conforme as normas estabelecidas neste Capítulo.

9.1 - Deve ser utilizada unicamente a estrutura da Rede de Comunicações Especializadas do Estado da Bahia - Rede Governo, instituída pelo Decreto nº 8.041/2001, com vistas a garantir maior segurança dos dados transmitidos.

10 - Para a transmissão eletrônica ser procedida, o órgão ou entidade emissor deve possuir a seguinte estrutura:

a) microcomputador padrão PC Pentium ou superior;

b) conexão com a Internet, através da Rede Governo;

c) Windows 95/98/NT/2000 ou versão superior.

11 - Os expedientes para publicação no D.O.E. devem ser relacionados no formulário Autorização de Publicação, constante do Anexo V desta Instrução, que também deve ser transmitido eletronicamente, totalmente preenchido.

11.1 - O não envio do formulário Autorização de Publicação, bem assim o não preenchimento de todos os seus campos, implicará na não publicação dos expedientes.

12 - Os arquivos, contendo os expedientes, para publicação, e o formulário Autorização de Publicação devem ser gerados em editor de textos e gravados no padrão de arquivo RTF (.rtf), com as seguintes configurações:

12.1 - Configuração da página:

a) tamanho do papel: A4 (21,0 cm x 29,7 cm);

b) orientação do papel: retrato - vertical;

c) margens: superior - 2,0 cm;
inferior - 2,0 cm;
esquerda - 5,0 cm;
direita - 4,0 cm;

d) largura útil do texto: 12 cm.

12.2 - Tipo de fonte: Times New Roman.

12.3 - Atributos do texto:

a) título - deve ser em letra maiúscula, em negrito, com o corpo mínimo 12 (doze);

b) entre o título e o corpo - deve ser utilizado espaço duplo - espaço 2 (dois);

c) corpo - tamanho mínimo para o texto 8 (oito), com entrelinha simples - espaço 1 (um).

12.4 - Demais características para o corpo da publicação:

a) tabulação e recuo de abertura de parágrafo espaçado de 1 cm;

b) para o alinhamento de duas ou mais colunas, deve ser utilizado o recurso de tabelas - o alinhamento não deve ser feito através de espaços, tampouco por marcas de tabulação;

c) ao utilizar tabelas, não aplicar bordas, sombreamentos nem mesclar células;

d) caso haja necessidade de utilização do nome e cargo da autoridade que firmará o ato, deve-se utilizar o nome centralizado, em letras maiúsculas, itálico e negrito, o cargo centralizado abaixo do nome, com inicial maiúscula, itálico e negrito, sem assinatura.

12.5 - Para facilitar a padronização dos expedientes, somando-se às regras dispostas nesta Instrução, será fornecido pela EGBA um modelo de folha de estilo para a confecção dos respectivos arquivos.

13 - Os expedientes a serem publicados, gerados em Mainframe, devem ser enviados convertidos para documentos em formato RTF (.rtf), seguindo as mesmas normas dispostas no item 12 e seus subitens, excetuando-se apenas que o tipo de fonte utilizada pode ser a Courier News.

14 - As figuras, gráficos, e demais arquivos de imagens devem estar no padrão JPEG (.jpg), PDF (.pdf), EPS (.eps) ou TIF (.tif) e devem possuir no máximo 12 cm, para uma coluna, ou 26 cm, para duas colunas, de largura, com altura inferior a 30 cm.

15 - Os expedientes transmitidos na forma desta Instrução serão encaminhados para a editoração eletrônica da EGBA, que se responsabilizará pela montagem da edição do jornal impresso e eletrônico para o dia útil seguinte.

15.1 - A edição eletrônica estará disponível no endereço eletrônico www.egba.ba.gov.br.

16 - Os expedientes enviados são de responsabilidade do órgão ou entidade emissor, cabendo a este ou à Secretaria a que estiver vinculado arcar com os respectivos custos de publicação e envio.

17 - A EGBA deverá informar ao órgão ou entidade emissor se a matéria for rejeitada e o respectivo motivo.

18 - Poderão ser aceitos expedientes em disquete ou nos meios tradicionais apenas em casos extremos e excepcionais, face à inviabilidade da sua transmissão, como a interrupção dos serviços da Rede Governo, desde que previa e expressamente autorizados pelo Secretário de Governo.

18.1 - Os textos para publicação e o formulário de Autorização de Publicação enviados em disquete ou por meios tradicionais deverão seguir os mesmos critérios, padrão e procedimentos adotados para a transmissão eletrônica.

19 - O horário limite de recebimento dos expedientes pela EGBA, inclusive os previstos no item 5 desta Instrução, é até as 20 (vinte) horas do dia útil anterior à sua publicação no D.O.E..

19.1 - Os expedientes recebidos após o horário estabelecido neste item não serão publicados na edição seguinte do D.O.E., salvo autorização expressa do Secretário de Governo.

20 - A suspensão e/ou retificação de qualquer expediente deve ser procedida mediante a utilização do formulário Autorização de Publicação, especificando-se o tipo de autorização, e transmitida eletronicamente pelo órgão ou entidade emissor do ato ou Superior, anexando-se o original deste formulário e obedecendo-se aos mesmos critérios adotados para o envio de matérias, devendo ser dirigida à Gerência do Diário Oficial - GERDO até as 20 (vinte) horas do dia útil anterior ao previsto para a sua publicação.

20.1 - A retificação pode ser procedida pelo órgão ou entidade emissor do ato, obedecendo-se a todas as instruções adotadas para o envio de expedientes, sendo que o ato retificado deve ser enviado à EGBA com o nome do arquivo exatamente igual ao do original, de forma que o segundo se sobreponha ao primeiro automaticamente.

20.2 - Por motivo de segurança, resguardando o interesse do órgão ou entidade emissor do expediente e da EGBA, não serão aceitos pedidos de suspensão e/ou retificação formulados por telefone, fax ou telex.

21 - As reclamações referentes à publicação dos expedientes devem ser dirigidas, por escrito, à Gerência Comercial da EGBA - GERCOM, no prazo de 2 (dois) dias úteis, contados da publicação, através do endereço - egba.gercom@bahia.ba.gov.br.

22 - Os originais encaminhados para publicação permanecerão arquivados pela EGBA pelo prazo de 3 (três) meses após a transmissão.

23 - A EGBA possui autonomia técnica para a edição, impressão e distribuição do D.O.E., obedecido o princípio da fidelidade aos originais.

24 - Cabe à EGBA orientar os usuários das demais Secretarias quanto aos expedientes, referidos neste Capítulo, para publicação no D.O.E.

25 - As dúvidas decorrentes desta Instrução poderão ser dirimidas, conforme o previsto em seus itens 6 e 24, junto à SEGOV ou à Assessoria de Informática - ASSINF, da EGBA, respectivamente.

26 - Esta Instrução entrará em vigor na data de sua publicação.